Задача должна быть конкретной, чтобы ее можно было интерпретировать только одним образом. Если задача сформулирована абстрактно, вероятность, что результат не оправдает ожиданий, увеличивается в разы.

Как добавить конкретности
Разберем на примере. Представь, что перед тобой стоит задача:

Подготовить презентацию за прошлый квартал.

По этой формулировке непонятно, что именно нужно сделать — для кого составляется презентация и какие данные в нее необходимо включить.

Конкретная формулировка могла бы звучать так:

Подготовить презентацию для клиента за прошлый квартал, включающую данные за каждый месяц, квартальную динамику, выводы, планы и предложения на текущий квартал.

Вопросы для проработки критерия
Что именно нужно сделать?

Важно определить показатели, по которым будет ясно, что задача выполнена. Это может быть количество проданных товаров, прибыль, число новых покупателей, упоминание в рейтинге или что-то еще, что можно проверить и сравнить с первоначальным значением. Также важно понимать, как будет оцениваться задача. Так проще соблюсти все критерии качества при выполнении.

Как добавить измеримости
Вернемся к примеру:

Подготовить презентацию для клиента за прошлый квартал, включающую данные за каждый месяц, квартальную динамику, выводы, планы и предложения на текущий квартал.

А теперь добавим информацию об ожидаемом результате:

Результат необходимо представить в виде гугл-презентации с доступом на редактирование. Минимум пять слайдов: данные по месяцам, динамика, выводы, планы, предложения.

Вопросы для проработки критерия

• Как понять, что цель достигнута?
• Какие показатели подтвердят, что задача выполнена?
• Как будет происходить проверка выполнения задачи?

Не для всех целей и задач можно определить количественные показатели. Например, измерить репутацию бизнеса в деньгах сложно, но можно найти косвенные показатели того, что репутация становится лучше. Это может быть рейтинги или доля негативных отзывов в интернете.

Если нельзя найти количественный критерий, стоит договориться о качественном.

Пример: агентство хочет перевести постановку внутренних задач между сотрудниками с переписок в Telegram на работу в таск-менеджере. Несколько переходных месяцев команды могут вести двойную работу, ставя задачи и в Telegram, и в таск-менеджере. И только потом окончательно перейти в таск-менеджер — а качественным критерием выполнения задачи будет возможность без страха и сожалений удалить старые переписки в Telegram.

При постановке задачи важно руководствоваться здравым смыслом и наличием ресурсов для ее выполнения. При этом сами ресурсы могут быть разными: временными, материальными (стол, стул, компьютер), информационными и организационными (контакты, инструкции, шаблоны, статистика) или трудовыми (знания и навыки). Попытка решения невыполнимой задачи не принесет результата, а исполнитель может демотивироваться.

Как добавить достижимости
Наш пример задачи:

Подготовить презентацию для клиента за прошлый квартал, включающую данные за каждый месяц, квартальную динамику, выводы, планы и предложения на текущий квартал.

Результат необходимо представить в виде гугл-презентации с доступом на редактирование. Минимум пять слайдов: данные по месяцам, динамика, выводы, планы, предложения.

А теперь добавляем информацию о ресурсах:

Данные по месяцам есть в отчетах, а в качестве примера можно использовать квартальные презентации других клиентов. Планы и предложения мы уже обсудили, но если есть еще какие-то идеи, включи их в презентацию.

Вопросы для проработки критерия

• Реально ли выполнить эту задачу в принципе?
• Реально ли выполнить эту задачу с имеющимися ресурсами?
• Какие конкретно ресурсы нужно будет использовать?

Значимость задачи — это то, о чем нужно задуматься в первую очередь. Если задача не окажет эффекта и не принесет никакого результата, нет смысла тратить на нее ресурсы. Важность выполнения задачи также нужно отразить в ее формулировке.

Как добавить значимости
Возвращаемся к задаче, которая уже отвечает первым трем критериям SMART:

Подготовить презентацию для клиента за прошлый квартал, включающую данные за каждый месяц, квартальную динамику, выводы, планы и предложения на текущий квартал.

Результат необходимо представить в виде гугл-презентации с доступом на редактирование. Минимум пять слайдов: данные по месяцам, динамика, выводы, планы, предложения.

Данные по месяцам есть в отчетах, а в качестве примера можно использовать квартальные презентации других клиентов. Планы и предложения мы уже обсудили, но если есть еще какие-то идеи, включи их в презентацию.

Чтобы подчеркнуть значимость выполнение задачи, добавим еще один абзац:

Это позволит наладить партнерские отношения с клиентом и, возможно, получить дополнительный бюджет на рекламу. Если не сделаем, то клиент будет недоволен и может уйти в другое агентство.

Вопросы для проработки критерия

• Кому и зачем нужен результат выполнения задачи?
• Что произойдет, если задача не будет выполнена?

У каждой задачи должен быть дедлайн. Четкие сроки заставляют действовать и проверять промежуточные результаты в процессе. Если в формулировке есть слова «когда-нибудь», «в будущем», «в ближайший год» — это не SMART. Кроме того, к сроку стоит добавить и время сдачи задания — это лучше, чем «до конца недели», «сегодня» или «как можно скорее».

Как добавить ограниченности во времени
Вернемся к почти завершенной формулировке задачи:

Подготовить презентацию для клиента за прошлый квартал, включающую данные за каждый месяц, квартальную динамику, выводы, планы и предложения на текущий квартал.

Результат необходимо представить в виде гугл-презентации с доступом на редактирование. Минимум пять слайдов: данные по месяцам, динамика, выводы, планы, предложения.

Данные по месяцам есть в отчетах, а в качестве примера можно использовать квартальные презентации других клиентов. Планы и предложения мы уже обсудили, но если есть еще какие-то идеи, включи их в презентацию.

Это позволит наладить партнерские отношения с клиентом и, возможно, получить дополнительный бюджет на рекламу. Если не сделаем, то клиент будет недоволен и может уйти в другое агентство.

А теперь добавим дедлайн:

Подготовить презентацию необходимо до 17:00 8 апреля.

Вопросы для проработки критерия

• Сколько времени нужно, чтобы решить задачу?
• Когда должен быть получен запланированный результат?